Автоматизация взыскания дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью является одним из традиционных сервисов ОЦО. Сергей Галуза, заместитель генерального директора по правовым и кадровым вопросам АО «Газпром энергосбыт Тюмень», рассказал Клубу ОЦО, каким образом осуществляется управление и взыскание долгов в их Центре, а также как централизация и автоматизация этого функционала позволили повысить эффективность работы.

Создание Центра взыскания дебиторской задолженности

С 2005 г. АО «Газпром энергосбыт Тюмень» является гарантирующим поставщиком электрической энергии, поставляет электрическую энергию юридическим и физическим лицам на территории ХМАО, ЯНАО, Тюменской области. Общество ведет постоянную судебную работу по возврату задолженности за поставленную и неоплаченную электроэнергию. С 2005 по 2019 годы функционал по подаче заявлений в суд выполнялся децентрализовано. В каждом муниципальном образовании были юристы (в количестве от 2 до 5 человек), которые занимались работой по взысканию задолженности с физических лиц. До внедрения единого ИТ-продукта юристы проверяли вручную наличие задолженности, собирали документы, договоры, справки о задолженности. Они же делали расчеты исковых требований, рассчитывали проценты, платили госпошлину.

Такой разрозненный рабочий процесс требовал существенного контроля, необходима была объективная картина о должниках, понимание, как выстраивается работа с ними и взаимодействие с судебными приставами. 

В итоге было принято решение о создании единого Центра взыскания дебиторской задолженности, который будет осуществлять мониторинг задолженности по всем компаниям и направлять исковые заявления. ОЦО создано в двух областных центрах – в Тюмени и в Брянске на базе ООО «Газпром энергосбыт Брянск». Численность сотрудников ОЦО – 40 человек. При этом функционал по подаче заявлений в суд был автоматизирован, о чем подробнее расскажем далее.

Автоматизация сбора дебиторской задолженности

У нас внутри компании был разработан единый продукт на базе 1С, который позволяет массово подготавливать и направлять в суды заявления на выдачу судебных приказов. Система разработана нашими программистами, и сама отслеживает должников и передает сведения в работу юристам Центра взыскания. Также автоматически проверяется наличие необходимых документов в электронном хранилище, составляется заявление в суд, определяется подсудность – в какой участок какого города направляется заявление и т.д.

Юристы, которые работают в Центре взыскания, теперь только проверяют комплект документов в суд исходя из качества документов. Таким образом, юристы лишь контролируют процесс формирования и отправки документов в суд, сроки прохождения документов в судах, направления службе судебных приставов.

Соответственно, использование автоматизированной системы позволило значительно повысить производительность подразделения: если изначально на одного юриста приходилось 75 исковых заявлений, то сейчас — 800 заявлений. Важно отметить, что повышение производительности произошло не только за счет автоматизации, но и за счет изменения схемы работы.

Благодаря интеграции с ИТ-системой «Почты России» выстроен новый алгоритм работы с корреспонденцией: заявления в суд сразу сортируются по пакетам и им присваивается штрих-код. Это серьезно сократило время, так как теперь не надо вручную заполнять конверты.

Внедрение системы с учетом тестирования заняло примерно 1,5 года.

Сложности при автоматизации

Поскольку система – это наша собственная разработка с нуля, то создание методологии и тестирование ее работы потребовало серьезных трудозатрат. Кроме того, в ходе автоматизации в связи с изменениями законодательства приходилось дорабатывать и актуализировать шаблоны заявлений. Над модулем системы, отвечающим за взыскание дебиторской задолженности, работает команда из 10 наших программистов. 

Ключевые показатели эффективности сотрудников Центра

У сотрудников Центра выделены три ключевых показателя эффективности (КПЭ) – количество, качество и сроки выполнения задач.

Количество – это все задания, которые поступили в работу сотруднику в начале месяца и которые он должен отработать. Задание распределяется в программном комплексе по сотрудникам исходя из нормативов производительности. 

Качество – отсутствие возвратов из судов заявлений в связи с ошибкой, допущенной в заявлении либо в приложенных документах. 

Система сигнализирует о нарушении сроков выполнения задач, отчет о просрочке в разрезе задач и исполнителей автоматически направляется руководителю. 

Показатели премирования сотрудников складываются исходя из выполнения этих трех КПЭ, автоматически контролируемых системой.

Итоги проекта

До централизации и автоматизации функционала в АО «Газпром энергосбыт Тюмень» формировалось в среднем около 3 тыс. судебных дел в месяц в отношении должников – физических лиц. После создания ОЦО ежемесячно обрабатывается более 15 тыс. судебных дел в отношении клиентов АО «Газпром энергосбыт Тюмень», ООО «Газпром энергосбыт Брянск» и 37 сторонних заказчиков, которые пользуются нашими услугами – это управляющие и ресурсоснабжающие организации, региональные операторы по обращению с ТКО и так далее. Сторонние заказчики начинают более активно обращаться к нам в Центр и заключать договоры на работу с дебиторской задолженностью, так как видят наши результаты.

До централизации и автоматизации функционала по взысканию дебиторской задолженности в ОЦО 42 юриста отрабатывали клиентскую базу в 700 тыс. лицевых счетов. Сейчас 40 юристами отрабатывается клиентская база АО «Газпром энергосбыт Тюмень», ООО «Газпром энергосбыт Брянск» и сторонних заказчиков, составляющая суммарно более 1 813 тыс. лицевых счетов.

Резюмируя, можно выделить следующие ключевые результаты централизации и автоматизации:

1. Рост производительности по отдельным показателям – более чем в 2-4 раза.

2. Тиражирование технологии взыскания на иные коммунальные услуги, в том числе теплоснабжение, водоснабжение, водоотведение, твердые коммунальные отходы, содержание общедомового имущества, социальный наём.

3. Сокращение затрат на ФОТ на 56,4%.

4. Сокращение персонала на местах на 64%.

Рекомендации по работе с дебиторской задолженностью

Конечно же, работа с дебиторской задолженностью со стороны потребителей имеет свои особенности. Вместе с тем можно дать два универсальных совета по организации эффективной претензионно-исковой работы, которые будут актуальны для любого бизнеса.

1. Очень важный момент – качество ведения клиентской базы и надлежащим образом оформленные договоры с потребителями. Если компании пренебрегают документальным оформлением правоотношений, то это серьезно осложнит их работу по истребованию дебиторской задолженности.

2. Автоматизация работы по сбору дебиторской задолженности позволяет существенно повысить скорость и эффективность этого процесса.

Источник: www.sscclub.ru